מהקבלה בקופה ועד הדוח שמוגש

1. קליטה: ברגע ההוצאה

הכי קל לתעד הוצאה כשהקבלה עדיין ביד. לכן יש כמה דרכים להכניס אותה, ואף אחת מהן לא דורשת להקליד.

• צילום בטלפון: המצלמה מזהה את גבולות הקבלה, מיישרת אותה ומבקשת לצלם שוב אם התמונה מטושטשת. אפשר לצלם כמה קבלות ברצף.
• וואטסאפ: שולחים תמונה של קבלה לבוט, והיא נכנסת לתיק.
• מייל ייעודי: לכל תיק יש כתובת לקבלות דיגיטליות. מעבירים אליה חשבוניות שמגיעות במייל.
• הקלטה קולית: "שילמתי 40 שקל במזומן על ירקות בשוק". המערכת מבינה ויוצרת רשומה.
• בן או בת הזוג: בני משפחה שהוזמנו לתיק מצלמים מהטלפון שלהם.

2. קריאה ואישור

המערכת קוראת את בית העסק, מספר העוסק, התאריך, הסכום, אמצעי התשלום וסוג המסמך, ומציעה לאיזו שורה בטופס ההוצאה שייכת.

שדה כתום = כדאי לבדוק. כשהמערכת לא בטוחה בערך, היא מסמנת אותו ולא מנחשת בשקט. שום ערך לא נכנס לדוח בלי שאישרתם אותו.

קבלה מהסופר שכוללת גם מוצרי ניקיון וגם מזון? אפשר לפצל אותה לכמה שורות בלחיצה.

3. התאמה לחשבון הבנק

מייבאים את תדפיס החשבון, ובהמשך גם חיבור ישיר לבנק (בכפוף לאישורים הנדרשים). המערכת מתאימה כל קבלה לתנועה, ומציגה שני סוגי פערים:

• תנועה בבנק שאין לה אסמכתא, למשל משיכת מזומן שלא ברור על מה הוצאה.
• קבלה שאין לה תנועה מתאימה, למשל תשלום במזומן שכדאי לסמן ככזה.

כל פער הופך למשימה בלוח, הרבה לפני שהוא הופך לשאלה מהנאמן.

4. דוח, חתימה והגשה

בסוף התקופה הדוח כבר כמעט מוכן. המערכת בונה אותו לפי מבנה הטופס הרשמי, ומריצה בדיקת שלמות: אילו הוצאות קבועות חסרות, האם ההכנסות תואמות לתלושים, ומה השתנה מהדוח הקודם.

• שינויים מהותיים: אם משהו השתנה, למשל עבודה חדשה או מעבר דירה, המערכת שואלת עליו ועוזרת לנסח הערה.
• בדיקת עורך דין: אם יש עורך דין מקושר, הוא מקבל את הדוח לבדיקה עם כל האסמכתאות.
• חתימה: אתם חותמים בטלפון או במחשב. הדוח מוכן להגשה בערוץ הרשמי, ונשמר בכספת המסמכים.

ליווי לאורך כל ההליך

הדוח הוא רק חלק אחד. מפת ההליך מראה איפה אתם עכשיו, מה השלב הבא ומה צריך להכין לקראתו, מהבדיקה הראשונית ועד אחרי ההפטר.

העוזר זמין בכל שלב: הוא מסביר מכתב שקיבלתם בשפה פשוטה, עונה על שאלות "מה מותר ומה אסור" עם מקורות, ומפנה לעורך דין כשהשאלה משפטית.